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中国-默沙东艾滋病合作项目凉山州一期项目简介

摘要: 2005年5月,中国卫生部与默沙东公司签署《中华人民共和国卫生部和美国默克公司(亦名默沙东)关于艾滋病综合防治合作项目的谅解备忘

   2005年5月,中国卫生部与默沙东公司签署《中华人民共和国卫生部和美国默克公司(亦名默沙东)关于艾滋病综合防治合作项目的谅解备忘录》,开展集预防、治疗、关怀、支持为一体的艾滋病综合防治合作项目,即中国-默沙东艾滋病合作项目(简称中默项目,英文C-MAP),总目标是建立一个与政府的艾滋病防控策略保持一致的、综合性的艾滋病合作伙伴关系。中国-默沙东艾滋病防治合作项目在四川省实施,这是四川省也是凉山州迄今为止最大的艾滋病国际合作项目。项目资金总额为3050万美元,根据项目管理机制要求和项目监督委员会议定,项目成立国家、省、州(凉山州)三级项目办公室。

一、项目目标

项目的总目标是建立一个与政府的艾滋病防控策略保持一致的、综合性的艾滋病合作伙伴关系。

通过对HIV感染者和病人、静脉注射吸毒者、暗娼、男男性行为者、性病门诊就诊病人、孕产妇、青少年、大众人群等目标人群开展高危行为干预、安全套推广、针具交换和美沙酮维持治疗、健康教育、检测咨询、治疗、关怀与支持、督导评估以及能力建设等活动,探索一系列综合的、有实效的、可推广的艾滋病防治模式;支持项目所在地政府完成国家和省级《遏制与防治艾滋病行动计划(2006-2010年)》。

二、项目管理机制

监督委员会是项目的最高领导管理机构,在管理过程中实行双主席制度,即监督委员会的两位共同主席分别来自中国卫生部和默沙东公司。监督委员会每年定期召开1-2次会议,考核项目策略、活动的具体开展情况,审定年度计划和预算,保证项目按计划目标正常运行。

同时,国家项目办公室实行双主任制度,即国家项目办有中方与外方的主任,中方主任结合中国的实情以及中国艾滋病防治工作的需求,向外方提出资金申请;外方主任通过参与和了解中方的具体情况,协助中方主任向基金会请示,争取资金的及时到位,同时,监管资金的使用情况,向基金会负责。

实行监督委员会的双主席制度和项目管理的双主任制度要求中方和外方共同参与到项目的管理和实施中,有利于默沙东公司明确项目资金的走向,实现项目承诺。

另外,作为执行管理机构的各级项目办公室遵循“科学管理、统筹安排、分工合作、协调发展”的原则,实行项目主任负责制,项目主任按照项目要求,遵守国家有关法律法规,全面负责项目的管理、组织与实施工作。

三、项目管理

国家项目办公室(简称国家项目办)下设立四川省项目办公室(简称省项目办)和凉山地区项目办公室(简称凉山州项目办),三级项目办实行垂直管理的模式,三级项目办同时也分别接受卫生部及国艾办、四川省卫生厅及省艾办和凉山州卫生局及州艾办的领导。项目办组织架构包括项目主任/副主任、项目主管/副主管以及项目官员等,其中项目主任全面负责项目的管理、组织实施和项目办人员的考核工作;项目主管/副主管负责项目办的日常管理、项目管理办法和制度的制定完善、项目工作计划的组织安排等工作;项目官员则根据项目目标和年度工作重点,负责相关领域项目计划的编制、预算初审、项目实施、督导与评估。

 

 

  

图1 中国-默沙东艾滋病合作项目管理机制图

注:实线为项目管理流程

虚线为资金管理流程

 

 

图2中默项目管理的组织架构

 

四、凉山州项目管理

凉山州因为疫情严重,项目地区覆盖全州,中默项目凉山州项目办确定了各级人民政府防治艾滋病工作委员会办公室作为开展中默项目的负责机构,统一领导同一行政级别的项目执行机构开展项目工作。因此,州项目办通过与凉山州及17个县(市)的艾工委签订年度工作协议的方式,以充分发挥和利用当地行政资源,保障项目工作在凉山州全面实施。

 

 

 

图3 凉山州中默项目管理体系

 

凉山州中默项目执行机构囊括了卫生局、教育局、妇联、疾病预防控制中心、皮肤病性病防治站、妇幼保健院、医院,负责项目活动的具体实施。

(一)项目办职责

项目办为项目执行管理机构,在项目实施过程中的主要职责包括:组织制订项目五年计划、各年度计划和项目预算;管理、协调和组织项目活动的实施、督导与评估、总结与推广;组织协调专家资源为项目提供技术指导;定期汇报项目进展;组织项目信息的交流与分享;资金管理与拨付,监督和检查项目执行机构的经费使用情况,并负责项目财务的审计等。

(二)项目执行机构职责

项目执行机构负责项目具体实施,按照批准的项目申请书的进度实施项目,执行项目活动,在规定时间内完成阶段任务,确保项目目标的最终实现和指标的完成。并且需定期向项目办提供项目进展情况、经费使用情况报告和财务状况报告,接受项目办督导和财务审计

(三)项目技术支持体系

项目以卫生行政部门、中国疾病预防控制中心性病艾滋病预防控制中心、项目地区疾病预防控制中心等相关行政、业务技术部门为平台,聘请专业从事艾滋病防治工作的国内专家共同组成项目技术支持体系。该技术支持体系为项目引入了许多国际、国内的先进技术和成功防治经验,为凉山州提供了技术策略、技术方案和现场技术支持,提升了项目工作人员的干预技能,提高了干预工作的质量,促进了项目的顺利开展。

(四)项目管理人员能力建设

为了建立项目专业管理团队和执行团队,提升项目人员的管理能力,确保项目操作的规范性,凉山州项目办工作人员会参加定期与不定期的培训。培训内容包括项目管理能力和财务管理能力、艾滋病防治规划计划能力以及防治数据分析利用等各个方面。

(五)项目督导评估体系

为确保高质量地实现项目目标,同时挖掘成功经验、发现存在的问题以便加以改进和及时调整项目活动,确保项目指标的如期完成,在项目实施过程中需要进行督导与评估。项目督导评估工作主要由项目办通过项目督导与评估体系进行。督导内容包括项目服务规范性、目标人群满意度、财务管理、计划和预算管理以及设备管理等。

督导与评估包括非现场督导和现场督导。非现场督导主要是通过电话、电子邮件和报表等方式进行,其中报表是工作的主要内容,主要是各个执行机构填写原始活动报表并上报相关数据,由各级项目办进行核查汇总并逐级上报。现场督导包括常规与非常规督导,常规督导是项目管理人员根据项目活动计划定期组织管理人员及专家到活动现场和实施机构对活动执行情况进行核实与查看,非常规督导是指根据某一具体目的或者问题有针对性地进行的督导。督导工作完成后,由国家项目办汇总督导与评估报告,向被督导单位反馈,并向卫生部、中默项目基金会报告。中默项目基金会将根据任务完成情况或指标评估结果,调整计划并决定下一步拨款。

(六)项目财务管理

中默项目实行严格的财务管理制度。为了规范项目资金管理和使用,中默项目国家项目办和中默艾滋病基金会北京代表处于2009年6月共同修订了《中国—默沙东艾滋病合作项目财务管理手册》,确立了一套完善、严谨的项目财务管理制度,明确了项目财务管理规程和流程、账目管理要求和财务报告内容。《财务管理手册》规定项目经费采取分级管理的制度,即三级项目办均应有对应的资金管理机构,专职管理三级项目资金的接收和拨付。后经项目监督委员会批准,三级资金管理机构分别由中国疾控中心性病艾滋病预防控制中心(国家级)、四川省卫生厅(省级)和凉山州卫生局(州级)兼任,主要负责资金的拨付和报告的验收。资金管理机构须在严格遵循国家财经制度和所有财务法律法规的前提下,与三级项目办、项目执行机构一起严格执行如下六项项目资金管理制度,进一步保证资金的使用安全。

l    预算管理制度:严格按照项目年度计划框架下所约定的项目协议及实施方案,明确各个项目活动、费用类型和预算。经批准的年度计划和活动以及各最小活动号间的预算原则上不允许调整。

l    专款专用制度:严格遵循国家相关法律法规及各项财务规章制度,州、县各级项目执行机构开设银行专户,保证项目资金的使用做到合法合规,专款专用。

l    诚信守则制度:各管理及执行机构必须真实、准确、完整地记录项目资金使用情况。资金使用要以客观证据为基础,账目清晰,所有票据及支付凭证可追踪、可溯源。

l    定期报告制度:项目的执行机构必须按照项目管理的要求,定期提供合格的项目进展报告及财务报告。报告的按时提交和经费的使用情况将作为支付后期款项的依据。

l    责任共担制度 :项目负责人和财务负责人共同负责资金的管理与使用以及对资金管理共同承担相关责任的制度。

l    监督检查制度:各级项目办公室有责任和义务根据国家相关法律、法规、财务制度及项目财务管理规定,监督检查同级及下级资金管理机构、项目执行机构的活动计划、预算及项目经费的使用执行情况等,对发现的问题应及时纠正并书面报告给上一级项目管理机构。

l    财务审计制度:财务会审制:在国家项目办及相关财务专家的指导下,凉山州项目办每年举办专门财务汇审会,指导项目执行机构财务人员相互对财务资料进行认真的检查,及时指出其存在的问题,并汇总问题,再由三级项目办公室财务官员集中解答,通过会审极大地提升了财务管理人员的能力。分级实行外部审计制:按项目执行年度,国家项目办委托审计公司对本级执行机构进行审计,并对州执行机构进行延伸审计;同时,凉山州项目办委托由政府招标的会计师事务所对各项目执行机构进行审计。

项目财务管理规程包括:① 选派专职、合格财务人员负责管理;② 建立规范的财务管理流程;③ 严格实行会计核算和监督制度;④ 严格执行不相容职务的分离制度; ⑤ 加强预算的管理和监督执行。

 

 

        中国-默沙东艾滋病合作项目凉山地区项目办公室

           2014年8月20日

 

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